誤解していたらヤバい！外国人が驚く日本の常識＠オンライン交流・商談会

皆さんは、自分の「常識」を疑ってみる習慣はありますか？

「自分の常識は世間の非常識」なんて上手く言ったもので、自分が当たり前だと思っていることは、良くも悪くも世間とズレてしまっていることは多々あります。これが、日本国内だけならまだしも海外企業とのビジネスなどで対海外、対世界となるとそのズレは半端なく大きなものとなります。

実際に先日、私が認定専門家を務める一般社団法人にて、海外企業と日本企業約30社でオンラインによるビジネス交流会を開催した際に、海外企業と日本企業の間に明確な違いが浮き彫りになりました。きっと、それが日本の常識なのでしょう。でも、その常識が外国人を驚愕させている可能性も十分あり得ます。

そこで、誤解していたら本当にヤバい、外国人が驚く or 全く理解できない、オンライン交流会や商談会での日本の非常識を改めて紐解いていきたいと思います。

常識①：画面はON／OFFどっちが正解？

さて、オンラインでのビジネス交流会や商談会では画面はON／OFFどっちが正解なのでしょうか？

今でも「ネットワークの負荷が高いので、オンライン会議の時はビデオをOFFにする」がスタンダードになっている日本企業は多いようです。これはこれで社内のルールなので別に問題はないのですが、この常識は社内、もしくは相手が同様の日本企業の場合にのみ通用するものです。ところが、この社内ルールや独自の常識を海外企業とのビジネス交流会など対外的なシーンにも持ち込んでいる人もしくは企業が実は結構沢山います。

世界の常識では、カメラOFFは「拒絶」を意味します。当然ながら、ビジネス交流会や商談会という初めて会う面々の交流の場でわざわざカメラをOFFにして顔を出さないというのは、交流をシャットダウンしているのと同じです。むしろ、相手からすると、「何をしに来たんだ？」と思われても仕方ありませんね。

ということで、オンライン交流会ではカメラは常時ONが常識であり、礼儀です。それは、自分が話をする時も相手の話を聞く時も、全く同じです。自分の話す順番が終わったら、サッサと画面OFFにする人がいますがこれも非常識なので、絶対にやめましょう。

また、稀にカメラが内蔵されていないもしくは使えないパソコンを使用しているため、画面ONできないという方もいますが、そういう方は直ぐに新しいパソコンに買い換えた方が得策ですね。いつまでも

古いパソコンを使っている＝モノを大切にしている

ではありません。ビジネスに必要な投資ができない、パートナーとして相応しくない相手と判断されることになりますので、機会損失に繋がります。

カメラをONにするだけでも距離感は縮まりますし、何よりも信頼感が増します。交流会や商談会で成果を出すために必ずカメラは常時ONで徹底しましょう。

常識②：音声はOFF／ONどっちが正解？

次に、オンラインでのビジネス交流会や商談会での音声はON／OFFどっちが正解なのでしょうか？

ビジネス交流会では、多数の参加者が参加しているケースが殆どですので、基本的には音声はOFF（ミュート）にします。周りの雑音を拾わないよう、また他の参加者の迷惑にならないよう、自分が話す時以外は音声をOFFにする方がスマートです。ここは、恐らく日本も世界も同じですね。

但し、参加者が少ない商談や打ち合わせ等の場合は、発言する機会も多くなるため音声をONにして参加しても問題ありません。逆に、音声OFFのまま一言も発言せずに商談や打ち合わせに同席しているだけの参加者もいます。結構、これは日本企業に多いパターンですが、世界の常識からすると、この人はなぜここにいるのかな？と思われています。相手から、どう見られているか逆の視点から考えてみるのも大切ですね。

常識③：背景は有り／無しどっちが正解？

最後に、オンラインでのビジネス交流会や商談会での背景は有り／無し、どっちが正解なのでしょうか？

オンラインでのコミュニケーションで最も意識すべきは「自分の写っている四角い画面がすべて」ということです。ハッキリ言って、社内会議であれば背景なんてあまり関係ないので背景無しでも、ぼかしでも何でも良いのです。ただ対社外、ましてや海外となると話は別です。

日本企業がオンライン交流会や商談会に参加する場合によく見受けられるのは、背景を設定していないため、オフィス内の様子がそのまま映り込んでいるパターンです。これ、本当に勿体ないですね。オフィスの様子がそのまま映るため、誰かが後ろを通ったり、近くの席の人が一緒に映り込んだり、本棚やファイルがまる見えだったりと、四角い画面に映り込む情報量が多く、非常に気になります。たとえすごく良い話をしていても、聞いている方は話に集中できません。

逆に背景に映り込んだもので何らかの情報漏洩に繋がらないか、見ているこっちがヒヤヒヤします。雑然とした景色から好印象を受ける人はまずいません。背景が設定できないのであれば、せめて壁面が背景になるような場所に移動しましょう。

本来、交流会や商談会、プレゼンテーションの場であれば、相手に好印象を与えてビジネスチャンスに繋げたいですよね？であれば、背景を上手く活用して下さい。オンラインでのコミュニケーションでは「自分の写っている四角い画面がすべて」であることは先にお伝えしました。この四角い画面の背景に会社名やロゴを挿入したり、ウェブサイトへのアクセスを促すQRコードを記載する、自社商品の画像を貼り付けるなど、四角い画面をPRに有効利用するのです。細部に至るまで、貪欲に活用するのが世界の常識です。

但し、やり過ぎは逆効果です。情報量が多すぎると、見ている方の意識が分散されてしまうため、極力シンプルなものが良いですね。オンライン商談に慣れている海外企業は必ずオリジナルの背景を用意しています。画面を有効に使うことで、伝わりやすくなりますし、交流会や商談会等で成果を上げやすくなります。